Które procesy nadają się do automatyzacji RPA ?

Po pierwszej fali zrobotyzowanej automatyzacji procesów, która objęła przede wszystkim firmy BPO, sektor finansowy i centra usług wspólnych automatyzacja procesów biznesowych dotarła „pod strzechy”. Coraz więcej firm z innych branży wykorzystuje technologie RPA lub się przymierza do ich zastosowania. Nic dziwnego – korzyści wynikające z odpowiednio zautomatyzowanych procesów biznesowych są zbyt atrakcyjne by zignorować taką okazję do usprawnienia działalności operacyjnej firm. Któż by nie chciał by procesy jego firmy były realizowane taniej, szybciej i na wyższym poziomie jakości? I to wszystko bez brutalnego ingerowania w istniejącą w firmie architekturę IT – bez modyfikacji aplikacji ani nawet zmian w ich konfiguracji, bez interfejsowania systemów, bez zmieniania struktur baz danych. Dodatkowy atut to czas i pieniądze – zautomatyzowanie procesu to zwykle kwestia pojedynczych tygodni pracy czyli bardzo rozsądne koszty projektu.

Spotykając się z klientami reprezentującymi różne branże w Polsce i zagranicą i przedstawiając koncepcję automatyzacji  procesów biznesowych widzę wręcz wyczekiwanie kierownictwa firm na wirtualnych pracowników, którzy przejmą od ludzi niewdzięczne dla człowieka czynności (typu przeklepywanie danych) i pozwolą na rozwój ich biznesu bez zwiększania zatrudnienia. Nie ma co ukrywać, że zatrudnienie nowych pracowników za rozsądne pieniądze jest coraz częstszym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Technologie RPA są odpowiedzią na te potrzeby, gdyż dostarczają wirtualnych pracowników, którzy są tańsi niż ludzie, pracują 24/7, nie mylą się i robią dokładnie to czego ich nauczymy.

Po pierwszym zainteresowaniu managementu firmy możliwościami rozwiązań RPA pojawia się pytanie: które procesy automatyzować? Jak zidentyfikować w firmie procesy, które się nadają do zrobotyzowanej automatyzacji?

Procesy biznesowe, z racji swojej natury, mogą przebiegać przez różne komórki organizacyjne. Od czego więc zacząć? Od rzucenia okiem na te działy, które zatrudniają najwięcej pracowników biurowych. Tam należy szukać procesów kandydujących do automatyzacji. Ludziom tam pracującym możemy pomóc zdejmując z ich barków najbardziej nurzące, powtarzalne czynności.

Aby proces biznesowy można było zautomatyzować konieczne jest spełnienie dwóch podstawowych, niezbędnych warunków:

Proces musi być oparty na regułach

Dane wykorzystywane w procesie muszą być w postaci cyfrowej.

Po spełnieniu tych warunków można przyjąć, że proces da się zautomatyzować. Ale czy każdy proces oparty o reguły z danymi cyfrowymi opłaca się automatyzować? Czy nakłady które musimy ponieść na automatyzację, czyli koszt zakupu technologii RPA i czasochłonność prac automatyzacyjnych (od kilku do kilkudziesięciu roboczodni) będą niższe od oczekiwanych korzyści (niższy koszt procesu, przewaga konkurencyjna z powodu skrócenia czasu i podniesienia jakości procesu).

Dostawcy rozwiązań RPA epatują bardzo szybkim zwrotem nakładów (ROI) jaki firmy uzyskują w wyniku automatyzacji procesów. I rzeczywiście znane są przypadki, gdy firma uzyskała zredukowanie kosztów procesu przekraczające nakłady na jego automatyzację w ciągu kilku dni. Ale taka spektakularna korzyść jest możliwa w przypadku procesów masowych. W przypadku oceny opłacalności rozwiązań RPA skala ma jak największe znaczenie.

Po zautomatyzowaniu procesów masowych i uzyskaniu szybkich korzyści management firm coraz częściej sięga do procesów realizowanych na mniejszą skalę i tu przed przystąpieniem do automatyzacji warto zadać sobie parę pytań odnośnie obecnego procesu (przed zautomatyzowaniem), które pozwolą oszacować opłacalność automatyzacji procesu.

Skala procesu – im więcej transakcji i im większa pracochłonność tym proces bardziej nadaje się do automatyzacji. Oceńmy więc spodziewane oszczędności jakie możemy uzyskać w wyniku automatyzacji.

Jak często realizowany jest proces (codziennie, co tydzień, co miesiąc?)

Jak pracochłonny jest proces (ilość roboczodni dziennie, tygodniowo lub miesięcznie), ilu pracowników go realizuje?

Stabilność procesu – im proces jest bardziej stabilny, tym mniej czasu trzeba będzie poświęcić na jego automatyzację i późniejsze utrzymanie (modyfikacje). To nam pozwoli mierzyć się z kosztami projektu.

Czy proces ma wiele wariantów?

Jak często występują w procesie wyjątki?

Jak często proces jest modyfikowany?

Uciążliwość procesu dla ludzi – im większa uciążliwość dla pracowników, tym większe zadowolenie uzyskamy z automatyzacji. Roboty często wzbudzają wśród pracowników negatywne reakcje na początku. Jeśli zdejmiemy z pracowników uciążliwe czynności uzyskamy większą rzeszę zwolenników automatyzacji i wdrożenie pójdzie sprawniej.

Jak wiele aplikacji jest wykorzystywanych w procesie?

Jak wiele okienek na ekranie powinno być otwartych by sprawnie realizować proces?

Jak często w procesie pojawiają się błędy ludzkie? Jaka jest istotność (koszt) tych błędów?

Na koniec jeszcze dygresja na temat danych w postaci cyfrowej wymaganych do automatyzacji procesów biznesowych. Wynika ona z bieżącego doświadczenia wdrożeniowego. To, że mamy do czynienia z plikiem nie oznacza od razu, że dane są w postaci cyfrowej. Często firmy chcą automatyzować wprowadzanie do systemów danych z dokumentów (np. faktur), które są w postaci plików pdf. Pdf pdf-owi nie równy. Jeśli jest to obraz zapisany w formacie pdf, to robot software’owy może sobie z tym nie poradzić. Jeśli jest to formularz pdf, to jak najbardziej jesteśmy w stanie automatycznie odczytać dane w nim zawarte. Po prostu, wirtualni pracownicy nie lubią obrazów, nie umieją interpretować obrazów.

Najbardziej zaawansowane platformy technologiczne oferują elementy sztucznej inteligencji, pozwalające na interpretację obrazów i nieustrukturyzowanego tekstu. Ale na ten temat – innym razem.

Osoby zainteresowane tematem zachęcamy do kontaktu.