Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Rozporządzenie to nakłada na wszystkie podmioty gospodarcze działające na terenie UE obowiązki związane z ochroną danych osobowych. Jak w tym mogą pomóc wdrażane przez nas roboty software’owe Blue Prism?

Wraz z technologią Blue Prism dostarczamy naszym klientom wirtualnych pracowników, którzy taniej i szybciej niż ludzie wykonują procesy mające charakter pracy biurowej. Dodatkowym atutem wirtualnych pracowników jest fakt iż nie popełniają błędów ludzkich oraz pracują 24/7.

Takiego pracownika wirtualnego jesteśmy w stanie nauczyć by dostał się do dowolnych danych w dowolnej aplikacji (bez ograniczeń technologicznych) lub serwisie webowym i wykonał te czynności, które wynikają z logiki procesu biznesowego. Tak więc wirtualnego pracownika możemy tak skonfigurować by wzbudzał się automatycznie gdy wpływa zapytanie lub żądanie odnośnie danych osobowych (np. e-mailem lub przez stronę www) i by wykonał odpowiednie czynności wymagane w danym zapytaniu lub żądaniu oraz by na koniec poinformował niezbędne osoby o wykonanych czynnościach.

Zaletą tego rozwiązania jest szybki czas wdrożenia (w ciągu paru tygodni zautomatyzowany proces jest gotowy do uruchomienia produkcyjnego) oraz atrakcyjność kosztowa. Każda czynność wykonana przez robota (wirtualnego pracownika) jest rejestrowana w systemie, więc w dowolnym czasie jesteśmy w stanie przedstawić log pracy na potrzeby audytów. Automatyzacja procesów z wykorzystaniem robotów software’owych nie wymaga zmiany w istniejących aplikacjach ani bazach danych. No i praca wirtualnego pracownika jest kilkukrotnie tańsza niż praca człowieka. Poza tym, robot wirtualny nie nudzi się nużącą, powtarzalną i nierozwijającą pracą polegającą na wykonywaniu rutynowych zadań. Można więc śmiało powiedzieć, że wirtualni pracownicy są bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem do realizacji wymagań RODO.

Zakres wykorzystania pracowników wirtualnych (robotów) do automatyzacji procesów RODO jest dość szeroki i obejmuje m.in. obsługę:

  • prawa do bycia zapomnianym
  • prawa do żądania przeniesienia danych
  • prawa do informacji o przetwarzanych danych
  • prawa do wglądu w dane osobowe
  • prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych
  • Usuwanie danych osobowych

Na potrzeby naszych klientów uczymy roboty jak wyszukiwać konkretne dane w systemach, jak usuwać wszystkie ślady danych w systemach zarówno zgodnych jak i niezgodnych z RODO. Zautomatyzowany proces usuwania danych obejmuje wyszukiwanie w systemach firmy lokalizacji zadanego ciągu znaków danych identyfikacyjnych klientów i ich danych osobowych, usunięcie danych z każdej lokalizacji, poinformowanie zdefiniowanych osób i systemów o wykonanych czynnościach, sporządzanie raportów na potrzeby kontrolne.

Analiza i weryfikacja danych osobowych

Wirtualnych pracowników uczymy wykonywania audytów danych odnośnie udzielanych i cofanych zgód na przetwarzanie danych osobowych, kontrolowanie napływających wniosków o wyrażenie/cofnięcie zgody, kolejkowania wniosków, nadawania kategorii, sporządzania raportów realizacji procedur, wprowadzania zmian i kontrola zgodności w systemach.

Przekazanie danych osobowych

Robot jest w stanie odebrać zgłoszenie osoby złożone na stronie www lub e-mailowo, przeszukać dowolne zasoby danych cyfrowych i przygotować plik z danymi osobowymi we wskazanym formacie i automatycznie przesłać do wymaganych osób lub systemów.

Zgłaszanie przypadków naruszenia danych osobowych

Przepisy RODO wymagają od kontrolera danych obowiązku powiadomienia organu nadzoru i osób indywidualnych o naruszeniu danych w ciągu 72 godzin po uzyskaniu informacji o naruszeniu danych. Dodatkowo firmy muszą powiadomić administratora, bez zbędnej zwłoki, po stwierdzeniu naruszenia danych osobowych. Powiadomienie do osób których dane dotyczą, nie jest jednak niezbędne, jeżeli administrator danych wdrożył odpowiednie organizacyjne i techniczne środki ochronne, które np. zaszyfrują dane, tak by były nieczytelne dla osób nieupoważnionych. Te wymagania można przenieść na pracę wirtualnego pracownika (robota).

Roboty software’owe świetnie się nadają do weryfikacji danych występujących w wielu bazach, systemach, w wielu technologiach. Sprawnie usuną dane znajdujące się w różnych systemach, plikach, katalogach, archiwach oraz przygotują i roześlą niezbędne raporty. Zrobią to szybko, tanio i bezbłędnie oraz bez modyfikowania istniejących systemów. Dlatego tak powszechnie są wykorzystywane nie tylko do zapewnienia zgodności z RODO.